在现代企业中，几乎每个员工都配备了计算机进行办公自动化，有些员工经常使用自己的家用电脑和平板电脑参与办公。企业档案分散在不同员工的不同设备上。另外，每个员工的档案组织和命名习惯不同，很难知道哪些文件有价值，这进一步加剧了内容的分散。

企业内容越分散，可管理性就越差。如果管理者不能收集内容并统一规范，就很难组织和重用。在内容严重分散的企业中，员工离职交接工作时，文档丢失、知识断层是正常情况。甚至因为没有时间交接，大量的知识内容流失，价值流失。

自动文件收集

使用企业云盘后，安装在员工电脑上的客户端软件会自动收集电脑中的办公文件，并上传到服务器。整个过程完全自动化，不需要员工手工上传，不会影响正常工作。

统一文件结构

企业云盘允许管理人员预定义文件存储结构(文件夹结构)，并将文件结构同步到员工的计算机。这样员工就可以按照预定义的结构存储文档，避免由于结构不统一而丢失所收集文档的价值。

集中式文件管理

企业云盘自动收集文件后，管理人员可以集中管理，查看和编辑员工的工作成果。即使员工离职，也可以轻松将文档交给他人保管，不用担心知识缺口或企业内容丢失。